Green Car Policy

Die Car Policy (dt. Dienstwagenordnung) ist ein unternehmensinternes Regelwerk für die Organisation der Fuhrparkaufgaben im Unternehmen. Mit der Car Policy regelt der Betrieb, welcher Mitarbeiter unter welchen Voraussetzungen ein Geschäftsfahrzeug erhalten und nutzen kann. In der Car Policy ist nicht nur die Fuhrparkstruktur – abgestimmt auf die praktischen Bedürfnisse und den Mobilitätsbedarf des Unternehmens – festgelegt. Ihre Inhalte und Vorgaben sind auch ganz entscheidend für die Kosten des Fuhrparks. Die Car Policy sollte stets so zugeschnitten sein, dass sie alle Anforderungen des Unternehmens optimal erfüllt. Auch die Dienstwagengewährung sollte als nicht unwichtiger Mitarbeiter-Motivationsfaktor erhalten bleiben. Neben der Car Policy gibt es den Dienstwagenüberlassungsvertrag, den das Unternehmen mit jedem Fahrer einzeln abschließt und der die konkreten Rechte und Pflichten des Fahrers individuell regelt.

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Eine Car Policy verfolgt folgende Ziele:

• Kostentransparenz und Budgetsicherheit für den Fuhrpark
• Hohe Sicherheit, Qualität und Transparenz in den Fuhrparkprozessen
• Hohe Akzeptanz und Motivation bei den Mitarbeitern
• Imagegewinn für Unternehmen durch einen umweltbewussten Außenauftritt
• Berücksichtigung von Vollkosten und möglichen Einsparpotenzialen

Die Hauptbereiche einer Car Policy gliedern sich folgendermaßen:

• Vergabe und Nutzung von Fahrzeugen an Mitarbeiter definierter Gruppen
• Definition von Referenzfahrzeugen (Hersteller, Modell, Ausstattung, Kosten- bzw. Budgetbetrachtung)
• Wirtschaftliche Vorgaben (Kostenobergrenzen, Total Cost of Ownership)

Bereits seit einiger Zeit finden immer mehr Umweltaspekte Eingang in die Car Policies von Unternehmen (Green Car Policy). So sind die CO2-Vorgaben der Europäischen Union, die sich an die Hersteller von Kfz richten, für viele Unternehmen eine Richtschnur für die Reduzierung von Energieverbrauch und CO2-Emissionen im Fuhrpark. Angesichts drohender Fahrverbote in Innenstädten, stehen viele Fuhrparkmanager vor neuen Herausforderungen.

Maßnahmen(bündel)

Ist eine Car Policy vorhanden bietet diese für das Mobilitätsmanagement des Betriebes erste Hinweise: Nach welchen Kriterien werden Fahrzeuge beschafft? Inwieweit spielen hierbei bereits Umweltaspekte (wie z. B. CO2-Grenzwerte) eine Rolle? Welche Mitarbeiter erhalten einen Dienstwagen? Welche Kosten werden vom Betrieb, welche vom Mitarbeiter übernommen? Für den Mobilitätsmanager sind dies wichtige Hinweise, wenn es um die wirtschaftliche und ökologische Prüfung des Fuhrparks geht.

In jedem Fall empfiehlt sich ein intensiver Dialog mit dem Dienstwagenberechtigten Personenkreis. Schließlich ist der Dienstwagen häufig ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsvertrages, der nicht einfach aufgekündigt werden kann. Die Weiterentwicklung der Car Policy sollte sich sowohl an den betrieblichen Interessen (Wirtschaftlichkeit, Image) als auch an den Mobilitätsanforderungen der Mitarbeiter (Sicherheit, Komfort, Kosten) orientieren.

In vielen Fällen lohnt sich die Analyse der mit dem Fahrzeug abgedeckten Reisetätigkeiten. Werden häufig dieselben Strecken gefahren? Befinden sich viele Fahrtstrecken in Städten mit einem gut ausgebauten öffentlichen Verkehr? Wie hoch sind die Fahrleistungen pro Tag, pro Monat, pro Jahr? Aus diesen Informationen lassen sich Rückschlüsse auf die vorhandenen Mobilitätsalternativen ziehen.

Häufig kann es für Betrieb und Mitarbeiter von Vorteil sein, auf kleinere oder verbrauchsärmere Fahrzeuge umzusteigen. Bei täglichen Strecken unter 150 Kilometer könnten Elektrofahrzeuge eine wirtschaftliche Alternative sein. Und in manchen Fällen kann es für Betrieb und Mitarbeiter sinnvoller sein, in eine BahnCard 100 (freie Fahrt auf allen Strecken des öffentlichen Nah- und Fernverkehrs) zu investieren und die betrieblichen (und privaten) Fahrten mit verschiedenen Verkehrsmitteln intermodal zu gestalten. Weiterer Vorteil mit wirtschaftlichen Effekten: Die Fahrtzeiten können im Zug effektiv als Arbeitszeit genutzt werden. Eine Car Policy entwickelt sich somit über eine Green Car Policy zu einer umfassenden Mobility Policy.

Tipps und Tricks

Im Internet gibt es zahlreiche Portale mit Informationen zu Car Policies bzw. Dienstwagenordnungen. Dort finden sich auch Muster für Car Policies, die jedoch häufig ohne Kriterien des Umweltschutzes ausformuliert sind. Im Ratgeber "Dienstwagen- und Mobilitätsmanagement" der Frankfurt Business Media GmbH ist das Muster einer Green Car Policy abgedruckt [1].

Viele Leasinggesellschaften unterstützen ihre Kunden bei der Erstellung und Überarbeitung einer Car Policy.

Auch Versicherungen bieten oftmals Hilfestellung an [2].

Praxisbeispiele

• Mit rund 30.000 allein in Deutschland zugelassenen Pkws und Servicefahrzeugen ist die Firmenflotte der Deutschen Telekom eine der größten Europas. Am 1. April 2010 führte die Telekom Deutschland ihre neue Green Car Policy für Geschäftsfahrzeuge ein und überarbeitete damit ihre bisherige Fahrzeugbeschaffungsstrategie unter ökologischen Aspekten. Die Policy schreibt ein CO2-basiertes Auswahlverfahren für die Beschaffung neuer Geschäftsfahrzeuge vor. Darunter fallen bei der Telekom Fahrzeuge mit privater Nutzungsmöglichkeit, die Beschäftigte aufgrund ihrer Position oder Funktion vom Unternehmen gestellt bekommen. Ziel ist es, die Normemissionswerte neuer Pkws der gesamten Fahrzeugflotte zu senken. Orientierung geben dabei die Grenzwerte der Europäischen Union für Neuwagen. Um die Nutzer von Geschäftsfahrzeugen zur Auswahl verbrauchsarmer Modelle zu motivieren, wurde im Zuge der Green Car Policy ein Bonus-Malus-System eingeführt. Die Beschäftigten werden an den höheren Mobilitätskosten und an der höheren Umweltbelastung durch einen monetären Malus beteiligt, sollten sie sich für ein Fahrzeug mit hohem CO2-Ausstoß entscheiden. Bei der Wahl eines besonders umweltfreundlichen Fahrzeugs erhält der Benutzer einen Bonus in Relation zu den eingesparten Kraftstoffkosten. Damit beteiligt die Telekom ihre Mitarbeiter aktiv an der Erreichung ihrer Klimaschutzziele. Seit 2010 konnte bereits eine Senkung des durchschnittlichen CO2-Ausstoßes neuer Geschäftsfahrzeuge erreicht werden. Der Fuhrpark der Telekom in Deutschland wurde Ende 2010 vom TÜV Rheinland mit dem „Bluefleet“ Siegel für einen CO2-kontrollierten Fuhrpark ausgezeichnet [3].
• Die im Familienbesitz befindliche mittelständische Hesse Lignal GmbH hat die im Unternehmen bereits vorhandene Car Policy für die Firmenwagen von Führungskräften und Vertriebsmitarbeitern weiterentwickelt: Dabei wurden die Dienstwagen im Hinblick auf ihren Energieverbrauch und die damit verbundenen CO2-Emissionen bewertet. Jetzt wird konsequent energieeffiziente Technik genutzt, außerdem wurden die Laufzeiten der Leasingverträge angepasst, so dass der Fuhrpark immer auf dem neuesten Stand der Technik ist. Eine CO2-Bonus-Malus-Regelung bietet Nutzern von Fahrzeugen mit niedrigerem CO2-Ausstoß Vorteile und mit einem Kraftstoffsparwettbewerb wird eine energiesparende Fahrweise gefördert. Mehr Details und Praxisbeispiele in der Broschüre "mobil gewinnt" .

Weitere Hilfestellungen

Literatur

• Frankfurt Business Media GmbH (Hrsg.) (2018): Dienstwagen- und Mobilitätsmanagement 2018. (Frankfurt Business Media) Frankfurt a.M. [4]